Los centros escolares, como cualquier otra empresa, asociación, organismo e incluso cualquier persona particular, tienen a su disposición una amplísima variedad de herramientas para comunicarse con los miembros de su comunidad escolar: alumnos, padres, docentes y resto de profesionales del centro, exalumnos, etc.
Nos ceñiremos en este artículo a las posibilidades que ofrecen todas estas plataformas a la hora de comunicar. Las educativas son también muy variadas e interesantes y de ellas ya hemos hablado en Schoolmarket.
Enumeradas una detrás de otra, el listado de dichas herramientas de comunicación puede ser un poco intimidante: página web, correo electrónico, redes sociales – Facebook, Instagram, YouTube, Twitter, Tik-Tok… -. Sin olvidar otros elementos que podemos llamar clásicos, - vamos, los de toda la vida – como son el contacto personal, el teléfono, la cartelería… Con todo ello un colegio comunica, transmite, se muestra, y si quiere que la imagen que reciba el público, su comunidad escolar actual y también la futura, sea fiel reflejo de su realidad, hay que trabajar en ello y hay que hacerlo con un plan.
Antes de nada: estrategia
Este debería ser el primer mandamiento de cualquier proyecto, propósito o campaña de comunicación. Sin estrategia, sin un plan sobre lo que queremos contar y cómo lo queremos contar, podemos malgastar esfuerzos, o lo que es peor, transmitir imágenes contradictorias o inexactas.
Puede que estrategia suene demasiado grande, y efectivamente, no se trata de organizar un nuevo desembarco en Normandía. Pero sí de elegir los mensajes a transmitir, y los medios que utilizaremos para hacerlo. Canales y mensajes, están íntimamente relacionados. Sin embargo, no hay que contar absolutamente todo, ni tener todas las redes sociales posibles y usarlas todas al mismo tiempo. Hay que priorizar, elegir y evaluar si estamos llegando a quienes nos dirigimos, y variar nuestra estrategia, nuestro plan, cuando veamos que este no da los resultados que buscamos. La estrategia permitirá también elegir la mejor conjunción posible entre mensaje, formato y canal.
Si lo que queremos comunicar, por ejemplo, es cómo han quedado las aulas de infantil después de una remodelación, lo mejor, evidentemente, será recurrir a fotografías y/o a vídeos. Y las plataformas más adecuadas pueden ser la propia página web, Facebook, YouTube, Instagram… Cada una de ellas va dirigida a un público que puede ser diferente sobre todo por tramos de edad, así que eso también puede condicionar la elección del canal y el formato del mensaje.
La página web
La web de un colegio es una ventana que este abre al mundo exterior para que la gente “de fuera” se asome y lo vea. Es lo más parecido a un escaparate que existe en los centros educativos, es básica, fundamental, para cualquier estrategia de marketing y comunicación. Y no sólo pensando en aquellos que pueden acabar siendo miembros de nuestra comunidad, sino de los que ya forman parte de ella y a los que queremos, a los que necesitamos informar, implicar, fidelizar.
La web es normalmente el ancla, el cimiento de toda la estrategia de comunicación, y la cara reconocible de nuestro centro.
Una página web anticuada, desorganizada, difícil de navegar, con fotos viejas, o inadecuadas, sin vídeos, sin actividad durante semanas y meses, fosilizada en algún momento de un lejano pasado, está transmitiendo una imagen muy pobre del colegio. Una página activa, viva, actualizada, atractiva, sencilla, donde es fácil encontrar lo que se busca, es un escaparate luminoso que atrae y motiva, que invita a pasar dentro.
El correo electrónico
Prácticamente han desaparecido aquellos tiempos en que los alumnos llevaban a casa – o perdían, olvidadas en el fondo de la cajonera o de la mochila – las notas que el tutor mandaba a casa con información de todo tipo: excursiones, visitas culturales, noticias, avisos… El correo electrónico ha sustituido desde hace años esa función. Lo normal es que sea un canal formal, directo y muy informativo. Aparte de mandar, por ejemplo, una felicitación navideña, este canal debería quedar restringido preferentemente a comunicaciones de cierta formalidad, noticias útiles y de interés relacionadas casi siempre directamente con el alumno a cuyos padres se les remite el mensaje.
Plataformas de gestión y comunicación
Empieza a ser casi inimaginable un colegio que no cuente con una de las diferentes plataformas de gestión y comunicación escolar, que, además de otras funciones que tienen que ver con temas educativos o administrativos, son otra potente herramienta de comunicación tanto con los alumnos como con los padres.
Redes sociales
Según las últimas estadísticas, la mitad de los españoles tienen una cuenta en Facebook. Su uso es bastante homogéneo por franjas de edad. El 25% de sus usuarios tiene entre 25 y 34 años, y el 21% entre 35 y 44, bajando al 18% entre 45 y 54. Sigue siendo un espacio versátil, apto para comunicar utilizando tanto imágenes, y vídeos como textos. Ideal para mostrar actividades deportivas y culturales, fiestas, viajes, excursiones, etc.
- Instagram.
Es, por definición, la red social de los millennials españoles, es decir, la mayoría de los usuarios de Instagram tienen entre 18 y 39 años. Está pensada para la imagen y el vídeo, ideal para presentar todas las informaciones de forma visual. Un buen canal para dirigirnos a padres jóvenes, exalumnos y también a los alumnos de más edad, de Bachillerato y últimos años de la ESO.
- Tik-Tok
La de la generación Zeta, aquella a la que pertenecen los alumnos de nuestros centros escolares. Los de más edad, aquellos que tengan un Smartphone, tendrán, con casi total seguridad, Tik-Tok. Su fundamento son los vídeos, y un tipo de vídeo mucho más breve, desenfadado y con un estilo más informal que los que normalmente volcaríamos, por ejemplo, en YouTube o en nuestra página web. Si queremos llegar a nuestros alumnos con vídeos, esta es la red, pero atención: el formato debe ser diferente, menos formal que el de otros canales.
- YouTube
Podemos pensar en YouTube como un gran archivo visual, donde guardar los vídeos que dan cuenta de las actividades y eventos más destacados de nuestro centro. Lo normal es que estos vídeos se publiquen en otras plataformas, sea la web u otras redes sociales. Es más adecuada para vídeos algo más elaborados, más formales, que sirvan para presentar a un público de toda edad y condición, las características, la vida y el carácter de nuestro centro.
La red profesional por antonomasia. LinkedIn es un lugar espléndido para mostrar la capacidad profesional de nuestro centro y de sus profesionales, su maestría, su profesionalidad y su calidad. Donde compartir, con una mayor dosis de especialización, las características pedagógicas y educativas de nuestro colegio. Aquí podemos comunicarnos con otros centros y también podemos abrir una ventana interesante para que padres de alumnos que también son profesionales, nos encuentren y puedan valorar este enfoque.
La red de las noticias, de comunicar actividades, novedades, calendarios, visitas… También es una forma de darse a conocer a personas que no saben nada de nosotros, Aquí podemos generar tráfico hacia nuestra web, llevar de la mano a los visitantes, que se pueden después quedar en nuestro portal para conocernos mejor.
Redes personales
La comunicación es un proceso humano básico. Son personas las que hablan, se comunican, comparten, conversan… No importa cuánto avance la Inteligencia Artificial en las redes sociales o qué nuevas plataformas se creen, el factor humano seguirá siendo el fundamental.
En un centro escolar, los influyentes son los miembros de su comunidad. El boca-oreja está ahora en las redes sociales y en los grupos de Whatssap. En este sentido, conviene tener en cuenta que los primeros embajadores de un centro deberían ser quienes trabajan en él. Lo ideal sería que docentes y PAS, se integraran de forma natural en la comunicación del centro. A ellos también hay que dirigirse y a ellos también hay que tratar de implicarlos de forma positiva.
La importancia de la primera impresión
Y no podemos olvidar “lo de toda la vida”, de lo que hablábamos al principio. Si decimos que la web es el escaparate del colegio, la persona que coge el teléfono de la centralita es la “responsable de primera acogida”. Y esas primeras impresiones, las que recibe quien se interesa, por ejemplo, por la jornada de puertas abiertas o pregunta por las fechas de matriculación, son fundamentales.
Tan fundamentales como la atención que se presta a los que ya forman parte de nuestra comunidad, a los que queremos fidelizar, queremos mantener y queremos que se sientan acogidos y recibidos como alguien de casa. Coger el teléfono en un colegio debe ser una tarea importante, donde el que llame encuentre amabilidad, comprensión, empatía, predisposición a ayudar y a facilitar toda la información. No debería ser un trabajo cualquiera ni para cualquiera, ni un “además” que realiza alguien ya de por sí sobrecargado de otras tareas. También las sonrisas, hasta por teléfono, comunican.
