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10 consejos para organizar unas Jornadas de Puertas Abiertas con éxito

10 consejos para organizar unas Jornadas de Puertas Abiertas con éxito
Victor
organizar jornada de puertas abiertas

Se aproxima el proceso de admisión en los centros públicos y concertados (las fechas varían en función de las distintas comunidades autónomas) y los colegios se preparan para organizar la mayor parte de acciones de captación de cara al próximo curso. Una de estas acciones, y con creciente importancia en el marketing educativo, es la Jornada de Puertas Abiertas (JPA), un evento en el que los centros se engalanan para ofrecer a los potenciales clientes/familias su mejor cara y dar a conocer su oferta educativa, sus instalaciones y el resto de servicios.

Para poder organizarlas con éxito, desde nuestra amplia experiencia como agencia de marketing para colegios os ofrecemos estos 10 consejos que los dividiremos en antes, durante y después.

ANTES

1. Planifica con tiempo: La mayor parte de los centros suelen celebrarlas entre los meses de febrero o marzo, en función del calendario de su comunidad. Por tanto, desde la vuelta de las vacaciones navideñas (si no antes) se debería a diseñar su formato, recorrido y presupuesto.

2. Seleccionar al equipo de trabajo: El equipo directivo, por supuesto, deberá estar involucrado, pero no solo. Debemos contar con los profesores más capacitados para COMUNICAR de una forma atractiva y eficaz la propuesta de valor de nuestro centro. En este sentido, conviene formar mínimamente a estas personas en atención comercial y habilidades comunicativas.

3. Prepara un mini-plan de comunicación de las JPA: Deberás diseñar una pequeña campaña de promoción de las jornadas donde trates de alcanzar al mayor número de potenciales clientes, utilizando todos los medios propios a tu alcance (redes sociales, web y plataforma de comunicación) y, a ser posible, otros soportes publicitarios, tanto online como off-line en función de tu presupuesto.

DURANTE

4. Recabar los datos de los asistentes (nombre, apellidos, etapa por la que están interesados…). En este sentido, será de mucha ayuda haber forzado una pre-inscripción que nos permita tener previsto de forma aproximada las personas que van a venir.

5. Cuida al máximo el estado de las instalaciones (limpieza, orden, decoración atractiva y alegre…) pero más aún los aspectos comunicativos emocionales. Todo lo que llega al corazón deja un impacto más duradero en la mente del padre y la madre. La participación de niños cantando, bailando o dirigiéndose a las familias, suelen ser apuestas seguras, así como la participación de antiguos alumnos que narren su gran experiencia en el centro y lo que les ha aportado. No olvides preparar alguna actividad para los más pequeños pues muchos padres acudirán con ellos.

6. Utiliza la tecnología y la innovación para generar un fuerte impacto y ofrecer una imagen de vanguardia. En este sentido, puede resultar muy eficaz la utilización de vídeos, la exhibición de metodologías didácticas basadas en la TIC, incluso, la retransmisión en vivo de las propias jornadas.

7. Mide bien los tiempos: Especialmente en el apartado de las intervenciones. Nada es más plomizo que un discurso exhaustivo sobre la historia del centro, ideario, valores… este tipo de información deben estar presentes pero de una forma sintética y atractiva.

8. Ofrece, a ser posible, un pequeño refrigerio que permita mostrar las bondades del servicio de comedor del centro. En nuestra cultura no hay un gran evento que se precie que no incluya algún tipo de guiño a nuestro paladar y el servicio de comedor es uno de los factores que también preocupan a las familias.

9. Entrega de materiales y más Debemos cuidar el material que vamos a entregar a las familias y huir de las viejas fotocopias o los folletos diseñados por aficionados bien intencionados. Una carpeta de un buen material y con un diseño atractivo debe contener la información útil para el proceso de admisión, acompañada de un catálogo (lo ideal), o al menos un buen díptico o folleto.

DESPUÉS

10. Medición y seguimiento: Para ello hemos tomado los datos que nos van a permitir saber cuántas personas, finalmente, han venido, cómo nos han conocido, enviarles algún tipo de información posterior y, lo más importante, cuántos finalmente han decidido matricular a sus hijos.

Si necesitas formación para su preparación o que, directamente, te ayudemos a organizar con éxito las JPA de tu centro educativo puedes pedirnos presupuesto sin compromiso.

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