Te contamos las 10 claves más importantes para triunfar en la Jornada de Puertas Abiertas
Se aproxima el proceso de admisión en los centros públicos y concertados (las fechas varían en función de las distintas comunidades autónomas) y los colegios se preparan para organizar la mayor parte de acciones de captación de alumnos de cara al próximo curso. Una de estas acciones, y con creciente importancia en el marketing educativo, es la Jornada de Puertas Abiertas u Open Days, un evento en el que los centros ofrecen a los potenciales clientes/familias su mejor cara y dar a conocer su oferta educativa, sus instalaciones y el resto de servicios.
Durante la pandemia surgieron muchas limitaciones, pero ahora que se ha recobrado la normalidad no podemos dejar de realizar unas Jornada de Puertas abiertas pues los padres nos lo demandan. Es por ello que como agencia de marketing para colegios os ofrecemos estos 8 consejos que los dividiremos en antes, durante y después.
Antes de la Jornada
1. Planifica con tiempo
La mayor parte de los centros suelen organizar las JPA entre los meses de febrero o marzo, en función del calendario de matriculación de sus comunidades. Por tanto, desde el inicio de curso deberíamos definir la fecha o fechas, y ponernos muy en serio, sobre todo desde la vuelta de las vacaciones navideñas (si no antes) pues debemos ya tener claro su formato, recorrido y presupuesto.
2. Seleccionar al equipo de trabajo
El equipo directivo, por supuesto, deberá estar involucrado, pero no solo. Debemos contar con los profesores más capacitados para COMUNICAR de una forma más atractiva y eficaz la propuesta de valor de nuestro centro. En este sentido, conviene formar mínimamente a estas personas en atención comercial y habilidades comunicativas, sobre todo, si van a intervenir durante el evento. También es habitual invitar a antiguos alumnos, padres contentos o, incluso, a los alumnos. Esto último suele causar muy buen impacto.
3. Prepara un mini-plan de comunicación de las JPA
Deberás diseñar una pequeña campaña de promoción de las jornadas donde trates de alcanzar al mayor número de potenciales clientes, utilizando todos los medios propios a tu alcance (redes sociales, web y plataforma de comunicación) y, a ser posible, otros soportes publicitarios, tanto online como offline (prensa local, vallas u otros soportes de publicidad exterior) en función de tu presupuesto.
Durante la Jornada
4. Recabar los datos de los asistentes
Una herramienta muy útil para conseguir los datos de los asistentes es hacerles que se inscriban previamente. En este sentido deberías contar con un formulario de contacto en tu página web o bien moverlo por redes, para que así los padres interesados en asistir al evento dejen su correo electrónico, así como otros datos útiles (teléfono, etapas por las que están interesados...). De esta forma, también podremos enviarles un correo con el enlace al día del evento para que lo vean online en caso de que no puedan asistir presencialmente a través de Youtube, Skype, Zoom, Teams...
Para los que asistan a la jornada de puertas abiertas presencialmente se debería tener un control de los asistentes (nombre, apellidos, correo, teléfono, etapa por la que están interesados…) en la entrada para confirmar los que, finalmente, han asistido.
5. Utiliza tecnología e innovación
¿Cómo mostraremos nuestro colegio virtualmente? Con una herramienta digital en auge, como son los tours virtuales. Esta herramienta se puede incluir en cualquier formato, y además, permite incluir etiquetas con contenido específico de cada espacio y así como incluir formularios de contacto en las secciones de la visita.
De manera presencial debemos generar un fuerte impacto y ofrecer una imagen vanguardista. Se podrían utilizar videos, exhibir las aulas de informática, metodologías didácticas basadas en la TIC, incluso, hacer alguna demostración a través de realidad aumentada o virtual.
6. Testimonios de los protagonistas
Es lo que se llama marketing per to per (o de par a par), pues nada nos prescribe más que lo que nos cuentan nuestros iguales. En este sentido que sean los propios padres y los estudiantes los que cuenten su buen experiencia en el centro será claves para conseguir la máxima credibilidad. También será muy bueno contar con antiguos alumnos que hayan alcanzado cierto éxito académico y profesional.
7. Mide bien los tiempos
Es muy importante para esto tener un guion con los tiempos muy bien medidos y que las personas que intervengan lo respeten al máximo. Primar más tiempo en todo aquello que redunde en los beneficios para estudiantes y familias, así como la propuesta de valor de nuestro colegio.
De manera online, se debería enviar un correo a los padres interesados en el evento concretando la hora, día y medio a través del cual se va a realizar el evento. Si solo se hiciera virtualmente hay que ser más breve pues la gente aguanta menos delante de una pantalla y tiende a distraerse. Sean virtuales o presenciales, debemos ser puntuales tanto en el inicio como en la finalización. El tiempo es oro.
Después de la JPA
8. Envío de material de recordatorio
Tras la jornada de puertas abiertas, ya sea online o presencial, convendría enviar a los padres a través de correo electrónico información sobre el colegio a modo resumen sobre los puntos más interesantes del centro: la oferta educativa, servicios del centro y si disponen de tour virtual enlazado a su página web convendría incluirlo también en el correo para que puedan volver a ver las instalaciones.
9. Seguimiento
Una vez que les hemos enviado una comunicacón de agradecimiento, a las dos o tres semanas convendría llamar (si se tiene su teléfono) o enviar un correo de seguimiento con algún tipo de información a modo de recordatorio (fechas, trámites...). El uso de un buen CRM para colegios nos permitiría, incluso automatizar estas tareas.
10. Medición y evaluación de resultados
Si hemos realizado las jornadas online, la misma plataforma virtual ofrece analizar las métricas más importantes, por ejemplo las secciones que más interesan a los potenciales padres del centro, cuántas personas han hecho la visita virtual, el tiempo que han estado en cada sección, el recorrido que han hecho… Con esta información podemos hacer un seguimiento de cuántos alumnos finalmente han sido matriculados.
En cambio, si las jornadas han sido presenciales con la información recabada al inicio del evento podremos saber cuánta gente ha asistido y en qué turno, cómo nos han conocido y sobre todo saber cuántas familias finalmente han decidido matricular a sus hijos. Contrastar la información con los datos de otros años puede darnos una idea de si hemos mejorado o empeorado.
Si necesitas formación para su preparación o que, directamente, te ayudemos a diseñar y organizar con éxito la Jornada de Puertas Abiertas de tu centro educativo puedes pedirnos presupuesto sin compromiso.
