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10 consejos para organizar una Jornada de Puertas Abiertas online con éxito

10 consejos para organizar una Jornada de Puertas Abiertas online con éxito
31 enero, 2021 Victor

Te contamos las 10 claves más importantes para triunfar en la Jornada de Puertas Abiertas

Se aproxima el proceso de admisión en los centros públicos y concertados (las fechas varían en función de las distintas comunidades autónomas) y los colegios se preparan para organizar la mayor parte de acciones de captación de cara al próximo curso. Una de estas acciones, y con creciente importancia en el marketing educativo, es la Jornada de Puertas Abiertas u Open Days, un evento en el que los centros ofrecen a los potenciales clientes/familias su mejor cara y dar a conocer su oferta educativa, sus instalaciones y el resto de servicios. 

A pesar de la pandemia y las limitaciones no podemos dejar de realizar unas Jornada de Puertas abiertas pues los padres nos lo demandan. Es por ello que como agencia de marketing para colegios os ofrecemos estos 8 consejos que los dividiremos en antes, durante y después. 

Antes de la Jornada 

1. Planifica con tiempo

La mayor parte de los centros suelen celebrarse entre los meses de febrero o marzo, en función del calendario de su comunidad. Por tanto, desde la vuelta de las vacaciones navideñas (si no antes) se debería diseñar su formato, recorrido y presupuesto. 

2. Seleccionar al equipo de trabajo

El equipo directivo, por supuesto, deberá estar involucrado, pero no solo. Debemos contar con los profesores más capacitados para COMUNICAR de una forma más atractiva y eficaz la propuesta de valor de nuestro centro. En este sentido, conviene formar mínimamente a estas personas en atención comercial y habilidades comunicativas. 

3. Prepara un mini-plan de comunicación de las JPA

Deberás diseñar una pequeña campaña de promoción de las jornadas donde trates de alcanzar al mayor número de potenciales clientes, utilizando todos los medios propios a tu alcance (redes sociales, web y plataforma de comunicación) y, a ser posible, otros soportes publicitarios, tanto online como offline en función de tu presupuesto. 

Durante la Jornada

4. Recabar los datos de los asistentes

Enfocados a realizar unas jornadas online, deberías contar con un formulario de contacto en tu página web o bien moverlo por redes, para que así los padres interesados en asistir al evento dejen su correo electrónico y así enviarles un correo con el enlace al día del evento, pudiendo ser este a través de skype, zoom, teams…

Por otro lado, si optas a realizar una jornada de puertas presencial se debería tener un control de los asistentes (nombre, apellidos, correo, teléfono, etapa por la que están interesados…) en la entrada. 

5. Utiliza tecnología e innovación 

¿Cómo mostraremos nuestro colegio virtualmente? Con una herramienta tecnológica en auge, como son los tours virtuales. Esta herramienta se puede incluir en cualquier formato, y además, permite incluir etiquetas con contenido específico de cada espacio y así como incluir formularios de contacto en las secciones de la visita. 

De manera presencial debemos generar un fuerte impacto y ofrecer una imagen vanguardista. Se podrían utilizar videos, exhibir las metodologías didácticas basadas en la TIC, incluso, retransmitir en vivo las propias jornadas. 

6. Testimonios de los protagonistas

Además, del tour virtual puedes apoyarte en pequeños vídeos cortos con testimonios de padres y estudiantes satisfechos. Incluso, si pueden participar en streaming el impacto será mucho mayor. Siempre nos prescribe más y nos ofrece más credibilidad el testimonio de un igual.

7. Mide bien los tiempos 

De manera online, se debería enviar un correo a los padres interesados en el evento concretando la hora, día y medio a través del cual se va a realizar el evento. 

Y de manera presencial, lo más oportuno sería dividir la jornada en turnos para así respetar las medidas de seguridad y dar tranquilidad a las familias que quieran asistir. 

Después de las JPA

8. Envío de  material de recordatorio

Tras la jornada de puertas abiertas, ya sea online o presencial, convendría enviar a los padres a través de correo electrónico información sobre el colegio a modo resumen sobre los puntos más interesantes del centro: la oferta educativa, servicios del centro y si disponen de tour virtual enlazado a su página web convendría incluirlo también en el correo para que vuelvan a ver las instalaciones. 

9. Seguimiento

Una vez que les hemos enviado un agradecimiento, a las dos o tres semanas convendría llamar (si se tiene su teléfono) o enviar un correo de seguimiento con algún tipo de información a modo de recordatorio (fechas, trámites…). El uso de un buen CRM nos permitiría, incluso automatizar estas tareas.

10. Medición y evaluación de resultados

Si hemos realizado las jornadas online, la misma plataforma virtual ofrece analizar las métricas más importantes, por ejemplo las secciones que más interesan a los potenciales padres del centro, cuántas personas han hecho la visita virtual, el tiempo que han estado en cada sección, el recorrido que han hecho… Con esta información podemos hacer un seguimiento de cuántos alumnos finalmente han sido matriculados. 

En cambio, si las jornadas han sido presenciales con la información recabada al inicio del evento podremos saber cuánta gente ha asistido y en qué turno, cómo nos han conocido y sobre todo saber cuántos finalmente han decidido matricular a sus hijos.

Si necesitas formación para su preparación o que, directamente, te ayudemos a diseñar y organizar con éxito la Jornada de Puertas Abiertas de tu centro educativo puedes pedirnos presupuesto sin compromiso.

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