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Puertas abiertas en colegios: Errores que no debes cometer para tener éxito

Puertas abiertas en colegios: Errores que no debes cometer para tener éxito
13 marzo, 2024 Ana Verónica García Sánchez
Errores a evitar en las jornadas de puertas abiertas

Las jornadas de puertas abiertas (JPA) en colegios representan un momento decisivo para las familias en el proceso de selección de centro educativo para sus hijos, dado que la primera impresión que los padres y alumnos tienen de un centro educativo tiende a perdurar y a influir significativamente su decisión final. Investigaciones indican que el 70% de las personas sabe si adquirirá algo a los 2 segundos de entrar en un lugar, y tener las puertas abiertas duplica la probabilidad de que las personas entren, llevando a un incremento del 35% en ventas en comparación con una puerta cerrada. Este principio se extiende a los centros educativos, donde las jornadas de puertas abiertas colegios son fundamentales no solo para dar a conocer el proyecto educativo y las instalaciones, sino también para establecer una conexión emocional y crear una impresión positiva duradera.

Las jornadas de puertas abiertas no solo ofrecen una oportunidad para que las familias comprendan mejor el colegio, sino que también sirven como un evento de marketing crucial para los centros educativos como ya desarrolláramos en uno de los más post más vistos de la historia de nuestro blog: Los 10 mandamientos de una Jornada de Puertas Abiertas eficaz . Unas buenas JPA permiten a lo colegios mostrar sus servicios y fomentar la interacción directa entre los profesores, alumnos actuales y padres interesados. Para tener éxito, es esencial una preparación meticulosa, que debería incluir la identificación de fortalezas, el diseño de un plan de comunicación eficaz y el aseguramiento de una apariencia ordenada y acogedora durante la visita. Ahora, ampliamos ese post con algunos consejos a seguir y errores a evitar.

Falta de preparación y organización

La falta de preparación y organización es un error común que puede comprometer el éxito de las jornadas de puertas abiertas en colegios. La falta de comunicación puede afectar negativamente el éxito de las jornadas de puertas abiertas en colegios. Para contrarrestar este problema, es esencial adoptar un enfoque multifacético que abarque desde la planificación hasta la ejecución y el seguimiento post-evento:

1. Planificación anticipada: Es imprescindible comenzar la planificación desde el inicio del año académico, definiendo claramente el formato, recorrido y presupuesto del evento. Esto incluye decidir la fecha y hora del evento, asegurando que sea conveniente para la mayoría de los padres.

2. Formación de un equipo multidisciplinar:

-Incluir representantes de varios niveles de la comunidad escolar, como la administración, profesores, alumnos actuales y familias, y exalumnos.

-Determinar roles y responsabilidades claras para cada miembro del equipo, asegurando una cobertura completa de todas las necesidades del evento.

3. Campaña promocional y participación de la comunidad educativa:

-Campaña promocional: Diseñar una campaña pequeña pero efectiva para llegar a clientes potenciales a través de redes sociales, la web del colegio y métodos offline como medios locales y folletos informativos .

-Involucrar al equipo directivo y docentes: Seleccionar docentes capaces de comunicar efectivamente la propuesta de valor del colegio.

-Testimonios: Incluir testimonios de padres, estudiantes y antiguos alumnos exitosos para construir credibilidad.

4. Preparativos del día del evento:

-Organizar recorridos guiados por las instalaciones del colegio, destacando áreas importantes como las aulas, patios y áreas de actividad.

-Preparar una presentación detallada sobre el programa académico del colegio, enfatizando métodos de enseñanza, actividades extracurriculares y políticas de evaluación.

-Designar un espacio para que los padres puedan hacer preguntas y aclarar dudas, asegurando que haya miembros del personal calificados disponibles para proporcionar respuestas claras y precisas.

-Demostraciones en tiempo real: Incorporar demostraciones en tiempo real de actividades académicas y extracurriculares, mostrando la calidad y el enfoque innovador del colegio en la educación.

-Incorporar herramientas como Youtube, Skype, Zoom y Teams para participantes virtuales, y controlar la información de los asistentes en la entrada.

-Utilizar tours virtuales y videos para mostrar el colegio en línea.

-Crear un formulario para que los asistentes lo completen antes del evento, recopilando así sus datos de contacto.

5. Seguimiento y evaluación:

-Durante el evento, asegurarse de que se cubran los puntos clave y que los asistentes no se sientan abrumados.

-Gestionar el tiempo de manera efectiva durante el evento.

-Realizar un seguimiento con los asistentes después de unas semanas para responder a cualquier pregunta o proporcionar recordatorios sobre los procedimientos de inscripción.

La implementación de estos pasos garantiza que las jornadas de puertas abiertas sean bien organizadas y estructuradas, lo que no solo mejora la experiencia de los asistentes sino que también refuerza la imagen del colegio. La preparación meticulosa es fundamental para destacar entre los centros educativos y crear una impresión positiva duradera en las familias interesadas.

No personalizar la experiencia

Para garantizar que la experiencia de las jornadas de puertas abiertas en colegios sea única y personalizada, es esencial considerar varios aspectos que destacan la importancia de adaptar la visita a las necesidades y expectativas de cada familia. Estos incluyen:

-Visitas personalizadas para que las familias conozcan las instalaciones del colegio, así como los diferentes proyectos que pueda tener el centro: innovación, idiomas, orientación, deportes, etc... Esto permite a los padres y alumnos obtener una visión directa y adaptada a sus intereses.

-Encuentros cara a cara: Programar encuentros cara a cara con el equipo directivo, docentes y personal, permitiendo a las familias conocer de primera mano a quienes estarán a cargo de la educación de sus hijos.

-Realidad virtual y aumentada: El uso de la realidad virtual y aumentada puede hacer que la experiencia sea tan intensa e impactante como en los centros presenciales, permitiendo a las familias explorar el colegio de una manera dinámica y atractiva 

-‘Miniweb’ ficticia: Crear una ‘miniweb’ con un curso ficticio puede ayudar a recopilar datos de las familias y familiarizarlas con la plataforma que los estudiantes usan a diario, ofreciendo así una vista previa personalizada del entorno digital del colegio.

Estas estrategias no solo mejoran la percepción del colegio por parte de las familias interesadas sino que también enfatizan la importancia de personalizar la experiencia durante las jornadas de puertas abiertas. Al centrarse en las necesidades y expectativas individuales, los colegios pueden crear una conexión más profunda y significativa con las familias, lo que finalmente contribuye a una decisión informada y satisfactoria sobre la educación de sus hijos.

Descuidar la primera impresión

La primera impresión durante las jornadas de puertas abiertas en colegios es determinante para captar el interés de los estudiantes y sus familias. Para lograr un impacto positivo y duradero, es esencial comprender qué motiva a la audiencia y adaptar las comunicaciones de manera adecuada. El uso de medios visuales como videos y animaciones juega un papel crucial en generar emoción e intriga entre los asistentes, facilitando así una conexión emocional inmediata con el centro educativo.

La organización y presentación del colegio son aspectos que no deben descuidarse. Garantizar un entorno limpio, organizado y bien decorado durante el día de puertas abiertas envía un mensaje poderoso sobre el valor que el colegio otorga a la excelencia y el bienestar de sus estudiantes y familias. Además, el encuentro con el liderazgo del colegio, incluidos directivos, profesores y personal, ofrece una primera impresión invaluable sobre la gestión y los educadores del centro, destacando la importancia de la calidad humana y profesional en la educación.

Estas estrategias no solo mejoran la percepción inicial del colegio sino que también establecen las bases para una relación de confianza y compromiso entre las familias y el centro educativo desde el primer contacto.

Ignorar el uso de tecnología y medios digitales

Ignorar el uso de tecnología y medios digitales durante las jornadas de puertas abiertas en colegios puede resultar en una experiencia menos impactante y memorable para las familias. La integración de la tecnología es esencial para crear experiencias únicas que resalten las capacidades innovadoras de un centro educativo.

-Incorporación de tecnologías en el currículo:

a) Informar de las actividades anuales que promueven el buen uso de la tecnología y educan a los estudiantes sobre los riesgos y dificultades asociadas con su uso, fomentando así un uso innovador y responsable de la tecnología

b) Si se ofrece Robótica como asignatura explicar cómo se equipa a los estudiantes con habilidades para profesiones altamente demandadas en el futuro.

-Infraestructura y recursos digitales de los que dispone el centro, lo que facilita la integración de herramientas digitales en el proceso educativo.

Estas estrategias no solo mejoran la interacción durante las jornadas de puertas abiertas, sino que también preparan a los estudiantes para navegar y abordar problemas potenciales en el mundo virtual, educándolos y estimulando su sentido crítico a través de un proceso educativo que valora la innovación y la creatividad.

No seguir el contacto después de la visita

Mantener el contacto después de las jornadas de puertas abiertas es crucial para fortalecer la relación entre las familias interesadas y el colegio. La implementación de una estrategia de seguimiento efectiva puede marcar la diferencia en la decisión final de las familias. A continuación, se presenta un plan de acción recomendado:

1. Comunicación post-evento:

-Enviar un mensaje de agradecimiento el día después del evento e invitar a una entrevista personalizada.

-Diseñar e implementar una secuencia de comunicación (por correo electrónico o teléfono) para acercar al cliente potencial al proceso de inscripción.

-Enviar una encuesta de satisfacción, invitar a otros eventos y recordar los plazos o documentación necesaria para la inscripción.

2. Análisis y mejora continua:

-Analizar el éxito de la acción de marketing evaluando los niveles de asistencia y las tasas de conversión.

-Estudiar el nivel de satisfacción de los asistentes y del equipo.

-Identificar oportunidades de mejora e incorporarlas en la próxima campaña de captación.

3. Estrategias de involucramiento:

-Acercarse a las familias que expresaron interés en el colegio después del día de puertas abiertas.

-Recopilar datos de las familias visitantes, como sus nombres, información de contacto e intereses, durante el evento.

-Analizar cómo las familias descubrieron el colegio y hacer seguimiento de cuáles inscriben a sus hijos.

-Utilizar los eventos de puertas abiertas como una herramienta de marketing para presentar el colegio a las personas interesadas.

-Fomentar la participación de la familia en la comunidad escolar, promoviendo una educación inclusiva.

-Después del evento, contactar a los asistentes para mantener el interés y continuar la conversación sobre la inscripción.

-Seguir con los asistentes, enviándoles un resumen de los puntos clave y automatizando estas tareas utilizando un CRM.

Este enfoque integral no solo asegura un seguimiento efectivo después de las jornadas de puertas abiertas, sino que también contribuye a una toma de decisiones informada por parte de las familias, aumentando la posibilidad de que elijan el colegio para la educación de sus hijos.

Poca interacción con profesores y alumnos actuales

La interacción con profesores y alumnos actuales durante las jornadas de puertas abiertas en colegios es un aspecto fundamental que puede influir significativamente en la decisión de las familias. Diseñar un programa que refleje la vida cotidiana en el colegio, permitiendo a los visitantes experimentar la atmósfera escolar y observar la relación estudiante-profesor, la cultura del colegio y el ambiente general y preparar un espacio de preguntas donde los padres puedan hacer preguntas y abordar sus inquietudes, asegurando que los miembros del personal y los alumnos estén disponibles para proporcionar respuestas claras y precisas son indispensables en estos casos porque ayuda a los padres a entender el enfoque educativo del colegio, evaluar la infraestructura, conocer al personal docente, aprender sobre las actividades extracurriculares y obtener información sobre la cultura y los valores del colegio. Además contribuye a expandir la comunidad del colegio e incrementar su visibilidad, ofreciendo a las familias la oportunidad de conocerse entre sí, aprender sobre la asociación de padres del colegio y comprender cómo el colegio fomenta un sentido de comunidad entre estudiantes, padres y personal.

Es evidente que las jornadas de puertas abiertas son mucho más que un simple evento; constituyen una oportunidad invaluable para que los colegios demuestren su compromiso con la excelencia educativa y su capacidad para ofrecer un entorno enriquecedor y acogedor. Al centrarse en estos aspectos clave, los colegios no solo fortalecen su imagen y reputación, sino que también fomentan una comunidad educativa más unida y comprometida, preparando el terreno para el éxito futuro de sus estudiantes. ¿Necesitas ayuda para organizar con éxito tu jornada de puertas abiertas en el colegio o recibir formación especializada? ¡Contáctanos y déjanos ser tu aliado en la excelencia educativa!

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