Todos los centros escolares sienten la necesidad de comunicarse, en primer lugar, con familias, alumnos, docentes y resto del personal. Lo que antaño se lograba con cartas, avisos en un tablón de anuncios y notas que llegaban – o no…- a los padres, en las carteras de sus hijos. La digitalización hace tiempo que lo invadió todo. ¿Qué colegio no tiene hoy en día, una página web? ¿Cuántos tienen Facebook, Instagram, Twitter, canal de YouTube, pódcast…?
Todas ellas son poderosas herramientas de comunicación que necesitan ser convenientemente alimentadas con textos escritos, infografías, fotografías, vídeos, etc. Y que exigen de una coherencia, de una estrategia, de una coordinación con otras áreas del centro, para no caer en errores, incongruencias y fallos que perjudiquen la imagen del centro.
Así que, respondiendo a la pregunta que da título a este artículo, la respuesta es: sí. Un colegio necesita un responsable o un departamento de comunicación. Y cada vez más.
Para qué sirve un departamento o un responsable de comunicación
La comunicación es para cualquier organización o empresa, también para cualquier colegio, un aspecto vital, una herramienta estratégica básica. En los últimos años todas las empresas y desde luego también las educativas, han aumentado sus presupuestos de comunicación.
Contar con uno o varios profesionales expertos en esta materia, permitirá al centro conseguir varios objetivos.
1. Establecer una estrategia de comunicación clara, coherente y coordinada con el resto de departamentos
Hay que decidir qué se va a contar, y buscar la forma más clara y accesible de hacerlo. Cuáles son los puntos fuertes, capitales, irrenunciables de la estrategia de comunicación, y cuáles son los secundarios, y actuar en consecuencia. Y coordinar todos los mensajes, tanto en el fondo como en la forma, con la dirección, los departamentos pedagógicos, y los docentes, en definitiva, con todos los que trabajan en el centro escolar.
2. Actuar de forma coordinada con el departamento de marketing
Cada vez es más frecuente que los colegios tengan responsables o departamentos, internos o externos de marketing. Aunque comunicación y marketing son áreas diferentes con sus propias características, el que ambos vayan de la mano y coordinen sus mensajes, su lenguaje, su estética, no hace sino optimizar la imagen que recibe la audiencia del colegio.
3. Transmitir de forma clara y efectiva sus mensajes
Es decir, ejercer el don de la comunicación: explicar de forma clara, inequívoca, adecuada en longitud y forma, aquello que se quiere transmitir. El departamento no es sólo responsables de identificar la información susceptible de ser transmitida por el centro, sino de aterrizarla, delimitarla, transformarla y darle uso para conseguir el objetivo buscado.
4. Elegir los medios más adecuados para comunicarse
El abanico de posibilidades es cada vez más grande: Email, newsletter, página web, Facebook, Instagram, Twitter, WhatsApp, Pinterest, Youtube, Tiktok, etcétera. De entre todo este abanico de posibilidades – y de algunas más – el colegio debe elegir las más adecuadas en función de su tamaño y presupuesto, de sus características y las de su comunidad educativa. Pero también de sus objetivos y del alcance que le quiere dar a su comunicación. Un profesional puede dar respuesta a todas estas preguntas.
5. Transmitir una imagen real del colegio
A través de los medios elegidos, el centro transmitirá los mensajes que considere más oportunos y en el formato más adecuado a la estrategia diseñada y al público al que se dirigen. Una comunicación transparente y veraz, mostrará la realidad del centro, y lo hará atractivo para todos los que reciban esa información. El responsable de comunicación resguarda y consolida la personalidad que proyecta el colegio y eso se traduce en un elemento clave a la hora de diferenciarse del resto.
6. Contribuir a formar una auténtica comunidad educativa en el colegio
Para llegar a formar esa comunidad educativa de la que forman parte familias, alumnos y profesionales que trabajan en el centro, es imprescindible que estos conozcan lo que ocurre en el colegio, compartan esa información y la sientan como propia. Es decir, es imprescindible una comunicación acertada, completa y atractiva.
7. Activar la comunicación interna
No hay que olvidar que los trabajadores, docentes y PAS, requieren también de una específica comunicación que en determinados momentos debe ser específica para ellos, diferente de la que recibe el resto de la comunidad escolar. La comunicación interna es una poderosa arma para generar un mayor nivel de identificación por parte de los colaboradores con el colegio y con lo que este representa. Se trata de que cada trabajador sienta los valores del centro como propios, incrementando así su sentido de pertenencia y su compromiso.
8. Asegurar la continuidad de la comunicación
Cuando el encargado de la comunicación de un colegio lo está además de otros asuntos, es frecuente que, en momentos de saturación o picos de trabajo estacionales, la comunicación – siempre importante, casi nunca urgente – se resienta. Un equipo o un responsable en ese área garantiza que se creen y se mantengan los canales y los procedimientos adecuados para que la información no deje de fluir ininterrumpidamente.
9. Hacer frente con profesionalidad a cualquier situación de crisis
La pandemia de COVID ha puesto de relieve que una crisis es posible en cualquier momento. Ningún colegio está libre de sufrir incidentes, accidentes, o situaciones que pueden terminar convirtiéndose en una crisis de comunicación y de reputación. Tener un profesional con la formación en gestión de crisis de reputación y la experiencia para abordarla, o para encontrar a expertos que puedan hacerle frente, puede evitar daños reputaciones y de imagen muy importantes.
¿Marketing y comunicación en el mismo departamento?
Aunque en este artículo apostamos por diferenciar ambos departamentos, es cierto que en el mundo educativo – y fuera de él - no es infrecuente encontrarse con colegios que han fusionado en un único departamento las áreas de marketing y comunicación.
Las razones presupuestarias, con frecuencia, motivan esta decisión. Pero hay que entender que son elementos diferentes, primos hermanos que pueden y deben ir de la mano, como hemos dicho antes, pero que tienen herramientas y objetivos diferentes.
Un departamento o responsable de comunicación diferente del de marketing asegura una comunicación robusta, estratégicamente definida, centralizada y coordinada, que evitará tanto mensajes duplicados como contradictorios.
Funciones
En no pocas ocasiones – no hay más que ver algunas ofertas de trabajo – se espera que el responsable de comunicación sea un auténtico hombre o mujer orquesta. Que sepa crear planes de comunicación, redactar, gestionar las redes sociales y la web, diseñar infografías y web stories, editar y programar una newsletter, hacer fotos, grabar y editar vídeos, realizar pódcast, etcétera.
No hay que perder de vista que, si se quiere un resultado de calidad profesional, en ocasiones habrá que recurrir a expertos externos que tengan no sólo los conocimientos, sino también los medios técnicos, para garantizar el producto que demandamos. Y es que como en cualquier otro ámbito de la vida, en el de la comunicación en centros educativos también es cierto el refrán de que quien mucho abarca, poco aprieta.
Las funciones más importantes de un responsable o de un departamento de comunicación deberían tener que ver más con la estrategia, la elección de las grandes líneas comunicativas, la coordinación y la clarificación y oportunidad de los mensajes que con hacer bonitas fotos o estupendos PPTs o diseños en Canva.
