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¿De verdad necesito un departamento, o un responsable de comunicación en mi colegio?

¿De verdad necesito un departamento, o un responsable de comunicación en mi colegio?
16 agosto, 2023 Ana Verónica García Sánchez
departamento o responsable de comunicación

La comunicación es un aspecto vital para cualquier organización o empresa, y en el caso de los centros escolares, no es diferente. La digitalización ha invadido los centros escolares, y la comunicación se ha vuelto cada vez más importante. Hoy en día, es necesario contar con un responsable o un departamento de comunicación para establecer una estrategia clara y coordinada con el resto de los departamentos, transmitir mensajes de forma efectiva y elegir los medios más adecuados para comunicarse.

Antes, lo que se lograba con cartas, avisos en un tablón de anuncios y notas que llegaban (o no) a los padres, hoy en día se logra a través de herramientas digitales que permiten una comunicación más efectiva y rápida. ¿Qué colegio no tiene hoy en día una página web? ¿Cuántos tienen Facebook, Instagram, Twitter, canal de YouTube, pódcast…? Todas estas son poderosas herramientas de comunicación que necesitan ser convenientemente alimentadas con textos escritos, infografías, fotografías, vídeos, etc. Y que exigen de una coherencia, de una estrategia, de una coordinación con otras áreas del centro, para no caer en errores, incongruencias y fallos que perjudiquen la imagen del centro.

Así que, respondiendo a la pregunta que da título a este artículo, la respuesta es: sí. Un colegio necesita un responsable o un departamento de comunicación. Y cada vez más. Es importante contar con un responsable o un departamento de comunicación para garantizar la continuidad de la comunicación y hacer frente con profesionalidad a cualquier situación de crisis. Aunque en algunos casos se fusionan los departamentos de marketing y comunicación, es importante entender que son áreas diferentes con herramientas y objetivos diferentes.

Contar con uno o varios profesionales expertos en esta materia, permitirá al centro conseguir varios objetivos.

1. Establecer una estrategia de comunicación clara, coherente y coordinada con el resto de departamentos

Las funciones más importantes de un responsable o departamento de comunicación deberían centrarse en la estrategia, la coordinación y la clarificación y oportunidad de los mensajes. Es necesario establecer una estrategia de comunicación clara, coherente y coordinada con el resto de departamentos. Hay que decidir qué se va a contar, y buscar la forma más clara y accesible de hacerlo. Cuáles son los puntos fuertes, capitales, irrenunciables de la estrategia de comunicación, y cuáles son los secundarios, y actuar en consecuencia. Y coordinar todos los mensajes, tanto en el fondo como en la forma, con la dirección, los departamentos pedagógicos, y los docentes. En definitiva, contribuir a formar una auténtica comunidad educativa.

2. Actuar de forma coordinada con el departamento de marketing

Cada vez es más frecuente que los colegios tengan responsables o departamentos, internos o externos de marketing. Aunque comunicación y marketing son áreas diferentes con sus propias características, el que ambos vayan de la mano y coordinen sus mensajes, su lenguaje, su estética, no hace sino optimizar la imagen que recibe la audiencia del colegio.

3. Transmitir de forma clara y efectiva sus mensajes

Es decir, ejercer el don de la comunicación: explicar de forma clara, inequívoca, adecuada en longitud y forma, aquello que se quiere transmitir. El departamento no es sólo responsables de identificar la información susceptible de ser transmitida por el centro, sino de aterrizarla, delimitarla, transformarla y darle uso para conseguir el objetivo buscado.

4. Elegir los medios más adecuados para comunicarse

El abanico de posibilidades es cada vez más grande: Email, newsletter, página web, Facebook, Instagram, Twitter, WhatsApp, Pinterest, Youtube, Tiktok, etcétera. De entre todo este abanico de posibilidades – y de algunas más – el colegio debe elegir las más adecuadas en función de su tamaño y presupuesto, de sus características y las de su comunidad educativa. Pero también de sus objetivos y del alcance que le quiere dar a su comunicación. Un profesional puede dar respuesta a todas estas preguntas.

5. Transmitir una imagen real del colegio

A través de los medios elegidos, el centro transmitirá los mensajes que considere más oportunos y en el formato más adecuado a la estrategia diseñada y al público al que se dirigen. Una comunicación transparente y veraz, mostrará la realidad del centro, y lo hará atractivo para todos los que reciban esa información. El responsable de comunicación resguarda y consolida la personalidad que proyecta el colegio y eso se traduce en un elemento clave a la hora de diferenciarse del resto.

6. Contribuir a formar una auténtica comunidad educativa en el colegio

Para llegar a formar esa comunidad educativa de la que forman parte familias, alumnos y profesionales que trabajan en el centro, es imprescindible que estos conozcan lo que ocurre en el colegio, compartan esa información y la sientan como propia. Es decir, es imprescindible una comunicación acertada, completa y atractiva.

7. Activar la comunicación interna

No hay que olvidar que los trabajadores, docentes y PAS, requieren también de una específica comunicación que en determinados momentos debe ser específica para ellos, diferente de la que recibe el resto de la comunidad escolar. La comunicación interna es una poderosa arma para generar un mayor nivel de identificación por parte de los colaboradores con el colegio y con lo que este representa. Se trata de que cada trabajador sienta los valores del centro como propios, incrementando así su sentido de pertenencia y su compromiso.

8. Asegurar la continuidad de la comunicación

Cuando el encargado de la comunicación de un colegio lo está además de otros asuntos, es frecuente que, en momentos de saturación o picos de trabajo estacionales, la comunicación – siempre importante, casi nunca urgente – se resienta. Un equipo o un responsable en ese área garantiza que se creen y se mantengan los canales y los procedimientos adecuados para que la información no deje de fluir ininterrumpidamente.

9. Hacer frente con profesionalidad a cualquier situación de crisis

La pandemia de COVID ha puesto de relieve que una crisis es posible en cualquier momento. Ningún colegio está libre de sufrir incidentes, accidentes, o situaciones que pueden terminar convirtiéndose en una crisis de comunicación y de reputación. Tener un profesional con la formación en gestión de crisis de reputación y la experiencia para abordarla, o para encontrar a expertos que puedan hacerle frente, puede evitar daños reputaciones y de imagen muy importantes.

¿Marketing y comunicación en el mismo departamento?

Aunque en este artículo defendemos la idea de diferenciar ambos departamentos, es cierto que en el mundo educativo (y fuera de él) es común encontrar colegios que han fusionado en un único departamento las áreas de marketing y comunicación. Gracias al posgrado de SchoolMarket y UDIMA Experto Universitario en Marketing y Comunicación para Centros Educativos, muchos son los colegios que ya cuentan con profesionales de estas áreas para la promoción de su centro.

En muchos casos, esta decisión se debe a razones presupuestarias. Sin embargo, es importante entender que son elementos diferentes, aunque estrechamente relacionados. Un departamento o responsable de comunicación diferente al de marketing asegura una comunicación estratégicamente definida, centralizada y coordinada, evitando mensajes duplicados o contradictorios. Aunque ambos departamentos pueden trabajar juntos para lograr objetivos comunes, es importante reconocer que tienen herramientas y objetivos diferentes. Por lo tanto, contar con un departamento o responsable de comunicación independiente del departamento de marketing puede garantizar una comunicación más sólida y efectiva.

Funciones

En muchas ocasiones, se espera que el responsable de comunicación sea un verdadero hombre o mujer orquesta, capaz de crear planes de comunicación, redactar, gestionar las redes sociales y la web, diseñar infografías y web stories, editar y programar una newsletter, hacer fotos, grabar y editar vídeos, realizar pódcast, entre otras tareas.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que, si se busca un resultado de calidad profesional, a veces es necesario recurrir a expertos externos que cuenten con los conocimientos y los medios técnicos para garantizar el producto deseado. Como en cualquier otro ámbito de la vida, en el de la comunicación en centros educativos también es cierto el refrán de que quien mucho abarca, poco aprieta.

Es por eso que las funciones más importantes de un responsable o departamento de comunicación deberían centrarse en la estrategia, la elección de las grandes líneas comunicativas, la coordinación y la clarificación y oportunidad de los mensajes. Aunque es importante tener habilidades técnicas para llevar a cabo ciertas tareas, como hacer bonitas fotos o diseños en Canva, estas no deberían ser la principal preocupación del responsable o departamento de comunicación. En cambio, deberían enfocarse en garantizar una comunicación efectiva y estratégica para el centro educativo.

 

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